Template Pembukuan Usaha Sewa Kosan, Kontrakan,dan Penginapan Otomatis
Kelola pencatatan usaha sewa, kos, kontrakan, atau penginapan dalam satu template Google Spreadsheets. Template Otomatis Pembukuan Usaha Sewa Kos, Kontrakan, dan Penginapan adalah template Google Spreadsheets otomatis untuk membantu mengelola transaksi sewa, pemasukan, pengeluaran operasional, stok barang, hutang piutang, pelanggan, saldo keuangan, hingga laporan keuangan dalam satu sistem. Template ini dilengkapi pengaturan dropdown yang dapat disesuaikan tanpa batas, pencatatan transaksi sewa dan pembayaran, tracking status pesanan, inventaris barang sewa, stok otomatis, database pelanggan, serta rekapitulasi keuangan berdasarkan pesanan maupun status transaksi.
Selain pencatatan operasional, template ini menyediakan laporan laba rugi, laporan arus kas, saldo keuangan, dan dashboard otomatis yang dapat disesuaikan berdasarkan periode harian, mingguan, bulanan, triwulan, tahunan, atau periode lainnya. Dashboard juga memungkinkan perbandingan dua periode untuk melihat perubahan transaksi berdasarkan akun keuangan, jenis layanan, kategori pengeluaran, dan pelanggan.
Harga sekali bayar tanpa biaya langganan.
Pembukuan Usaha Sewa Tidak Hanya Soal Mencatat Uang Masuk
Dalam usaha sewa, pencatatan transaksi perlu terhubung dengan informasi lain seperti pelanggan, durasi sewa, status pesanan, pembayaran, ketersediaan barang, serta pengeluaran operasional. Kalau setiap informasi dicatat secara terpisah, kamu akan lebih sulit melihat hubungan antara transaksi, pembayaran, stok, hutang piutang, dan kondisi keuangan usaha.
Template pembukuan usaha sewa ini dibuat untuk menggabungkan pencatatan tersebut dalam satu sistem Google Spreadsheets.
Satu Template untuk Pencatatan dan Rekap Usaha
Template ini menyediakan beberapa sheet yang saling mendukung, mulai dari pengaturan data, pencatatan pemasukan dan pengeluaran, inventaris stok, hutang piutang, database pelanggan, saldo keuangan, laporan per pesanan, laporan keuangan, hingga dashboard.
Beberapa data dihitung atau ditampilkan otomatis berdasarkan pencatatan yang dilakukan pada sheet terkait.
1. Pengaturan Template
Sheet Pengaturan Template digunakan untuk menyesuaikan seluruh opsi dropdown dan data dasar yang dipakai dalam template pembukuan usaha sewa. Di dalamnya terdapat tabel Daftar Barang & Harga untuk mengatur jenis produk, kategori, satuan, jumlah, harga sewa, dan satuan harga; tabel Pengeluaran Operasional untuk menentukan jenis pengeluaran; tabel Akun Keuangan untuk mengatur akun tempat penyimpanan atau penerimaan uang; serta tabel Status Pesanan untuk menyesuaikan tahapan pesanan sesuai alur usaha.
Semua daftar dapat ditambah, diubah, atau dihapus tanpa batas sesuai kebutuhan, sehingga template dapat digunakan untuk usaha kos, kontrakan, penginapan, maupun jenis usaha sewa lainnya.
Catat Transaksi Sewa dan Status Pesanan
2. Pemasukan (Tracking Sewa)
Sheet Pemasukan (Tracking) digunakan untuk mencatat transaksi sewa sekaligus memantau perkembangan setiap pesanan dari awal hingga selesai. Kamu dapat mencatat ID pesanan, tanggal, data pelanggan, produk yang disewa, jumlah dan durasi sewa, harga layanan, biaya tambahan, diskon atau penyesuaian harga, pembayaran awal, pembayaran pelunasan, akun keuangan, hingga catatan khusus.
Berbagai informasi penting seperti harga final, sisa piutang, status pembayaran, tanggal selesai, status pesanan, dan sisa waktu sewa dihitung atau ditampilkan secara otomatis, sehingga kamu dapat mengetahui kondisi setiap transaksi tanpa harus menghitungnya satu per satu.
Catat Pengeluaran Operasional
3. Pengeluaran Operasional
Sheet Pengeluaran Operasional digunakan untuk mencatat seluruh pengeluaran yang berkaitan dengan kegiatan operasional usaha. Kamu dapat memasukkan tanggal, deskripsi pengeluaran, ID pesanan, tujuan pembayaran, kategori pengeluaran, nominal, pembayaran awal, akun keuangan, hingga pembayaran pelunasan.
Sistem secara otomatis menghitung sisa hutang dari pengeluaran yang belum lunas, sementara kategori dan akun keuangan dapat dipilih melalui dropdown yang sebelumnya diatur pada sheet Pengaturan Template. Dengan pencatatan ini, pengeluaran usaha dapat ditelusuri dengan lebih rapi dan terhubung dengan rekapitulasi keuangan.
Pantau Ketersediaan Barang Sewa
4. Inventaris Stok Kamar Sewa Otomatis
Sheet Inventaris Stok Barang Sewa Otomatis digunakan untuk melihat kondisi ketersediaan barang yang disewakan berdasarkan data pesanan dan stok yang tercatat. Sistem otomatis menampilkan jenis barang, kategori, satuan, jumlah barang berdasarkan status pesanan seperti mulai, selesai, atau lainnya, kemudian menghitung jumlah barang yang masih tersedia dan menampilkan statusnya sebagai tersedia atau kosong.
Sheet ini membantu kamu mengetahui kondisi inventaris secara cepat sebelum menerima atau mengatur transaksi sewa berikutnya.
5. Stok Barang
Sheet Stok Barang digunakan untuk mencatat setiap transaksi barang masuk dan barang keluar sekaligus menghitung sisa stok secara otomatis. Kamu cukup memasukkan nomor transaksi, tanggal, nama barang, satuan, serta jumlah barang yang masuk atau keluar.
Data tersebut kemudian digunakan sistem untuk menyusun tabel Inventaris Stok Otomatis yang menampilkan nama barang, satuan, dan jumlah stok terkini, sehingga perubahan jumlah inventaris dapat dipantau tanpa melakukan perhitungan manual.
Pantau Hutang dan Piutang
6. Hutang Piutang
Sheet Hutang Piutang secara otomatis menyajikan rekapitulasi piutang pelanggan dan hutang usaha berdasarkan data transaksi pemasukan serta pengeluaran operasional. Pada bagian Rekapitulasi Piutang Otomatis, sistem menampilkan nama pelanggan, kontak, alamat, dan total sisa piutang yang belum dibayar.
Sementara itu, bagian Rekapitulasi Hutang Otomatis menampilkan tujuan pembayaran dan total sisa hutang yang masih harus dibayarkan, sehingga kamu dapat melihat kewajiban dan tagihan yang masih berjalan dalam satu sheet.
Database Pelanggan Otomatis
7. Database Pelanggan Otomatis
Sheet Database Pelanggan Otomatis digunakan untuk menyusun database pelanggan berdasarkan transaksi yang sudah dicatat. Kamu cukup menentukan tanggal awal dan tanggal akhir periode, kemudian sistem akan secara otomatis mengumpulkan nama pelanggan, kontak, alamat, jumlah transaksi, dan nilai transaksi dalam periode tersebut.
Data pelanggan disusun berdasarkan nilai transaksi terbesar ke terkecil, sehingga kamu dapat melihat pelanggan dengan nilai transaksi paling tinggi tanpa perlu menyaring atau merekap data secara manual.
Pantau Saldo Setiap Akun Keuangan
8. Saldo Keuangan Otomatis
Sheet Saldo Keuangan Otomatis digunakan untuk memantau posisi uang pada seluruh akun keuangan yang digunakan dalam usaha. Sistem otomatis menghitung total uang masuk, uang keluar, dan saldo akhir untuk masing-masing akun, kemudian menampilkan grafik persentase nilai uang pada setiap akun agar distribusi saldo lebih mudah dipantau.
Tersedia juga tabel Transaksi Penyesuaian untuk mencatat pemindahan saldo dari satu akun ke akun lainnya, sehingga perubahan posisi uang antar akun tetap dapat dicatat dan diperhitungkan dalam saldo keseluruhan.
Lihat Kondisi Keuangan Berdasarkan Pesanan
9. Rekapitulasi Keuangan per Pesanan Otomatis
Sheet Rekapitulasi Keuangan per Pesanan Otomatis digunakan untuk melihat kondisi keuangan berdasarkan ID pesanan tertentu. Setelah memilih pesanan, sistem otomatis menampilkan rincian pemasukan yang mencakup jenis layanan, total harga, jumlah yang sudah dibayar, dan sisa piutang, serta rincian pengeluaran yang mencakup jenis pengeluaran, total biaya, jumlah yang sudah dibayar, dan sisa hutang.
Data tersebut membantu kamu melihat hubungan antara pemasukan dan pengeluaran pada satu pesanan tanpa harus mencari dan menghitung transaksi secara manual.
Rekap Pesanan Berdasarkan Status
10. Rekap Pesanan per Status Otomatis
Sheet Rekap Pesanan per Status Otomatis digunakan untuk menyaring dan melihat daftar pesanan berdasarkan status pesanan dan rentang periode tertentu. Kamu dapat mengatur status serta tanggal awal dan akhir periode, kemudian sistem otomatis menampilkan tanggal masuk, tanggal selesai, nama dan kontak pelanggan, jenis pesanan, jumlah, satuan, total harga, sisa piutang, serta status pembayaran.
Dengan sistem ini, kamu dapat membuat rekap pesanan berdasarkan kondisi tertentu tanpa harus menyusun filter dan tabel secara manual setiap kali membutuhkan laporan.
Laporan Laba Rugi dan Arus Kas Otomatis
11. Laporan Laba Rugi dan Arus kas Keuangan Otomatis
Sheet Laporan Laba Rugi dan Laporan Arus Kas Otomatis digunakan untuk menyusun laporan keuangan berdasarkan periode yang kamu tentukan. Cukup pilih tanggal awal dan tanggal akhir, kemudian sistem otomatis mengolah data menjadi laporan dengan pengelompokan berdasarkan kategori keuangan, termasuk nominal pendapatan, nominal pengeluaran, jumlah per kelompok akun, nilai laba rugi, dan status laba rugi.
Dengan laporan yang terhubung langsung dengan data transaksi, kamu dapat melihat kondisi pendapatan, pengeluaran, laba rugi, dan arus kas tanpa perlu melakukan rekapitulasi secara manual.
Dashboard Keuangan dan Transaksi
12. Dashboard Otomatis
Sheet Dashboard Otomatis menyajikan ringkasan visual kondisi usaha dalam bentuk angka, grafik, dan tabel berdasarkan data pemasukan serta pengeluaran operasional. Kamu dapat menentukan rentang tanggal secara bebas untuk membuat laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, tahunan, atau periode lainnya, sekaligus membandingkan dua periode yang berbeda.
Dashboard menampilkan rekapan laba rugi dan arus kas, transaksi uang masuk dan keluar harian, transaksi berdasarkan akun keuangan, jenis layanan, kategori pengeluaran operasional, serta nama pelanggan untuk masing-masing periode, sehingga perubahan dan pola transaksi dapat dipantau dari satu tampilan.
Cocok untuk Usaha Apa?
Template ini relevan untuk usaha yang memiliki aktivitas penyewaan dan membutuhkan pencatatan transaksi, pembayaran, stok, serta keuangan.
Usaha Kos
Dapat digunakan sebagai sistem pencatatan untuk mengelola transaksi dan data pelanggan usaha kos sesuai struktur pencatatan yang tersedia.
Usaha Kontrakan
Dapat digunakan untuk mencatat transaksi, pembayaran, pengeluaran, pelanggan, serta rekap keuangan usaha kontrakan.
Usaha Penginapan
Dapat digunakan untuk membantu pencatatan transaksi sewa, status pesanan, pembayaran, pelanggan, pengeluaran, dan laporan keuangan.
Cara Menggunakan Template
- Atur daftar kamar, harga, kategori, akun keuangan, pengeluaran, dan status pesanan pada Pengaturan Template.
- Masukkan transaksi sewa pada Pemasukan (Tracking).
- Catat pengeluaran operasional pada sheet Pengeluaran Operasional.
- Data transaksi kemudian digunakan pada berbagai rekap otomatis yang tersedia.
- Pilih periode atau data yang diperlukan pada sheet laporan dan dashboard untuk melihat hasil pencatatan.
Petunjuk penggunaan tersedia dalam bentuk teks dan video. Petunjuk penggunaan juga tersedia di sisi kanan setiap sheet.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
1. Template ini cocok untuk usaha apa?
Template ini cocok untuk usaha sewa kos, kontrakan, penginapan, kamar, properti, maupun usaha lain yang memiliki transaksi penyewaan barang atau layanan dengan sistem pembayaran bertahap.
2. Apakah template ini menggunakan Google Sheets?
Ya. Template ini dibuat menggunakan Google Spreadsheets sehingga dapat digunakan untuk mencatat transaksi, mengelola data pelanggan, memantau stok, dan membuat laporan keuangan secara otomatis.
3. Apakah template ini bisa digunakan tanpa biaya langganan?
Bisa. Template ini menggunakan sistem sekali bayar tanpa biaya langganan, sehingga tidak ada biaya berulang untuk menggunakan template.
4. Apakah daftar produk, harga sewa, kategori, dan akun keuangan bisa diubah?
Bisa. Kamu dapat menambah, mengubah, atau menghapus daftar pada sheet Pengaturan Template sesuai kebutuhan usaha tanpa batasan jumlah data.
5. Apakah pembayaran awal dan pelunasan bisa dicatat secara terpisah?
Bisa. Sheet Pemasukan menyediakan pencatatan pembayaran awal dan pelunasan, termasuk tanggal pembayaran, nominal, serta akun keuangan yang digunakan.
6. Apakah sisa piutang dan hutang dihitung otomatis?
Ya. Sistem otomatis menghitung sisa piutang pelanggan dari transaksi sewa dan sisa hutang dari pengeluaran operasional berdasarkan pembayaran yang sudah dicatat.
7. Apakah stok barang sewa bisa dipantau otomatis?
Bisa. Sistem menghubungkan data transaksi sewa dengan stok sehingga jumlah barang yang tersedia dan status ketersediaannya dapat ditampilkan secara otomatis.
8. Apakah template bisa digunakan untuk mencatat pengeluaran operasional?
Bisa. Tersedia sheet khusus untuk mencatat pengeluaran operasional, kategori pengeluaran, pembayaran awal, pelunasan, akun keuangan, dan sisa hutang.
9. Apakah tersedia laporan laba rugi dan arus kas otomatis?
Ya. Kamu cukup menentukan tanggal awal dan tanggal akhir periode, kemudian sistem menyusun laporan laba rugi dan arus kas berdasarkan transaksi yang telah dicatat.
10. Apakah tersedia dashboard keuangan?
Ya. Dashboard otomatis menampilkan angka, grafik, dan tabel yang merangkum kondisi keuangan dan transaksi usaha, termasuk pemasukan, pengeluaran, laba rugi, arus kas, akun keuangan, jenis layanan, kategori pengeluaran, dan pelanggan.
11. Apakah dashboard bisa digunakan untuk membandingkan dua periode?
Bisa. Kamu dapat menentukan periode 1 dan periode 2 secara bebas untuk membandingkan data transaksi dan kondisi keuangan usaha.
12. Apakah ada petunjuk penggunaan?
Ya. Petunjuk penggunaan tersedia di sisi kanan setiap sheet. Selain itu, tersedia video tutorial dan bantuan melalui WhatsApp apabila kamu mengalami kendala saat menggunakan template.
Siap merapikan pencatatan usaha kamu?
Harga sekali bayar tanpa biaya langganan.
Koleksi Template Lainnya
