Pencatatan Pemasukan dan Pengeluaran Lainnya pada Usaha Jual Beli

Dalam menjalankan usaha, tidak semua uang masuk berasal dari penjualan barang dan tidak semua uang keluar berkaitan langsung dengan pembelian stok. Ada berbagai transaksi lain yang tetap memengaruhi kondisi keuangan bisnis, seperti pendapatan tambahan, biaya listrik, transportasi, internet, administrasi, perlengkapan, atau pengeluaran operasional lainnya.

Jika transaksi tersebut tidak dicatat, laporan keuangan usaha bisa memberikan gambaran yang tidak lengkap. Penjualan mungkin terlihat bagus, tetapi sebagian biaya yang sebenarnya dikeluarkan tidak masuk dalam pencatatan. Akibatnya, pemilik usaha dapat kesulitan mengetahui berapa sebenarnya uang yang masuk, berapa yang keluar, dan bagaimana transaksi tersebut memengaruhi kondisi keuangan usaha.

Apa yang dimaksud dengan pendapatan dan pengeluaran lainnya?

Pendapatan lainnya adalah penerimaan uang yang tidak termasuk dalam transaksi penjualan utama usaha. Jenisnya bergantung pada model bisnis. Misalnya, usaha dapat menerima pendapatan dari biaya tambahan, jasa tertentu, komisi, atau sumber penerimaan lain yang masih berkaitan dengan aktivitas bisnis.

Sementara itu, pengeluaran lainnya mencakup biaya yang dikeluarkan usaha di luar pembelian barang untuk dijual. Contohnya adalah biaya listrik, internet, transportasi, administrasi, sewa, perlengkapan kantor, biaya pengiriman tertentu, dan berbagai biaya operasional lain.

Memisahkan transaksi tersebut dari penjualan dan pembelian barang membuat pencatatan lebih mudah dianalisis. Pemilik usaha dapat melihat mana uang yang berasal dari aktivitas utama dan mana transaksi yang berasal dari aktivitas pendukung usaha.

Mengapa transaksi lainnya tetap perlu dicatat?

Kesalahan yang cukup umum pada UMKM adalah hanya mencatat transaksi yang berhubungan langsung dengan penjualan. Ketika mendapatkan uang dari sumber lain, transaksi tersebut tidak dicatat. Hal yang sama terjadi pada pengeluaran kecil yang dianggap tidak terlalu penting.

Masalahnya, transaksi kecil yang terjadi berulang kali dapat menjadi jumlah yang signifikan dalam periode tertentu. Jika biaya transportasi, administrasi, internet, perlengkapan, atau biaya operasional lainnya tidak dicatat, pemilik usaha akan melihat kondisi keuangan yang tidak sepenuhnya menggambarkan aktivitas bisnis.

Pencatatan yang konsisten membuat setiap transaksi memiliki jejak. Ketika pemilik usaha ingin mengevaluasi keuangan bulanan, data tersebut dapat digunakan untuk melihat pola pendapatan dan pengeluaran di luar transaksi penjualan utama.

Google Sheets untuk mencatat pendapatan dan pengeluaran

Google Sheets dapat digunakan untuk membuat pencatatan pendapatan dan pengeluaran lainnya secara terstruktur. Data dapat disusun berdasarkan tanggal, deskripsi transaksi, kategori, nominal, metode pembayaran, dan informasi lain yang diperlukan oleh bisnis.

Penggunaan kategori juga penting karena membantu mengelompokkan transaksi yang memiliki jenis serupa. Pengeluaran untuk listrik, misalnya, dapat dibedakan dari biaya transportasi atau administrasi. Dengan demikian, pemilik usaha tidak hanya mengetahui total pengeluaran, tetapi juga dapat melihat jenis biaya yang paling sering muncul.

Hal yang sama berlaku untuk pendapatan lainnya. Dengan kategori yang konsisten, sumber penerimaan di luar penjualan dapat dipantau tanpa harus mencampurkannya dengan transaksi penjualan barang.

Bedakan pencatatan penjualan dengan pendapatan lainnya

Tidak semua uang masuk sebaiknya dimasukkan ke dalam kategori penjualan. Jika usaha menjual barang dan pada saat yang sama memiliki sumber penerimaan lain, keduanya perlu dibedakan agar data transaksi tetap jelas.

Pemisahan tersebut berguna ketika pemilik usaha ingin menganalisis kinerja bisnis. Penjualan menunjukkan aktivitas utama usaha, sedangkan pendapatan lainnya menunjukkan sumber penerimaan tambahan. Jika keduanya langsung digabung, analisis terhadap sumber pendapatan menjadi kurang jelas.

Struktur pencatatan yang terpisah juga membuat laporan dapat dibuat dengan lebih konsisten. Setiap transaksi dapat dimasukkan ke dalam kategori berdasarkan jenis aktivitasnya, bukan sekadar berdasarkan apakah uang tersebut masuk atau keluar.

Pengeluaran kecil juga tidak boleh diabaikan

Mengabaikan pengeluaran kecil merupakan salah satu kebiasaan yang dapat membuat pencatatan keuangan UMKM tidak akurat. Pengeluaran Rp10.000 atau Rp20.000 mungkin terlihat tidak signifikan jika hanya terjadi sekali. Namun, jika terjadi berkali-kali selama satu bulan, totalnya dapat menjadi cukup besar.

Karena itu, standar pencatatan sebaiknya tidak ditentukan berdasarkan besar kecilnya nominal. Selama transaksi tersebut merupakan bagian dari aktivitas usaha, transaksi tersebut sebaiknya memiliki catatan.

Dengan data yang lengkap, pemilik usaha dapat membandingkan total pendapatan dan pengeluaran dengan kondisi uang yang sebenarnya. Jika terdapat selisih, transaksi yang belum dicatat menjadi salah satu hal yang perlu diperiksa.

Gunakan template Google Sheets yang sudah memiliki pencatatan transaksi

Jika kamu tidak ingin membuat struktur pencatatan dari awal, kamu dapat menggunakan template pembukuan jual beli UMKM otomatis Google Sheets.

Template tersebut dapat membantu menyusun pencatatan transaksi usaha dalam satu sistem Google Sheets, termasuk pengelolaan pendapatan dan pengeluaran lainnya. Struktur yang sudah disiapkan dapat digunakan sebagai dasar agar transaksi tidak perlu dicatat secara terpisah di banyak file.

Pencatatan yang rapi membantu membaca kondisi usaha

Tujuan pencatatan pendapatan dan pengeluaran lainnya bukan sekadar membuat data terlihat rapi. Data tersebut seharusnya membantu pemilik usaha memahami ke mana uang masuk dan ke mana uang keluar.

Semakin konsisten transaksi dicatat, semakin mudah pula melakukan pemeriksaan terhadap kondisi keuangan usaha. Pemilik usaha dapat melihat transaksi berdasarkan periode tertentu, membandingkan kategori pengeluaran, dan memahami sumber penerimaan di luar penjualan.

Untuk UMKM yang masih menggunakan pencatatan manual, Google Sheets dapat menjadi titik awal yang cukup praktis. Yang terpenting bukan membuat sistem yang terlihat rumit, tetapi memastikan setiap transaksi dicatat secara konsisten dan memiliki kategori yang jelas.

Koleksi Template Lainnya